Carta de acompañamiento

Se llama así porque acompaña al currículum vitae. No es solo una muestra de cortesía y educación, sino que tiene dos objetivos fundamentales. El primero es generar interés en la persona que recibe la solicitud de empleo, de forma que le predisponga a leer el currículum con la atención que se merece. El segundo objetivo consiste en poner de relieve los datos del currículum y remarcar las cualidades o formación que pueden hacer ganar puntos y convertirse en el candidato idóneo para la empresa.

En la carta de acompañamiento hay que dejar claro cuáles son los objetivos y expectativas profesionales. Se debe dar un toque personal al envío, dejar patente la personalidad y destacar entre la multitud de currículos que reciben las empresas, sobre todo, en momentos de crisis económica.

Según el libro 'Búsqueda activa de empleo', de la Fundación Confemetal, la carta de acompañamiento debe seguir una serie de reglas:

• Debe ser breve y personal, no exceder de una página.
• En ella se deben resumir las razones por las que se aspira al puesto, los objetivos, las cualidades más destacadas, etc.
• Debe escribirse a ordenador, a no ser que se haya especificado que se desea que se escriba a mano (algunas empresas realizan análisis grafológicos y, por ello, hay que procurar redactarla con muy buena caligrafía). Conviene utilizar los mismos tipos de letra usados en el curriculum vitae.
• Hay que procurar realizarla con no más de cuatro párrafos:
  • El primer párrafo debe llamar la atención de quien la recibe, así como responder a una necesidad de la empresa. Hay que tener en cuenta que determinará si se continúa la lectura o se pasa a otra carta. Se puede hacer referencia a la demanda concreta publicada en un diario. El siguiente es un caso ficticio: "En el periódico (habría que citar el nombre del diario) del pasado domingo, día 25 de marzo, he visto su demanda para cubrir el puesto de responsable de contabilidad analítica para su Oficina Central. Ya que tanto el perfil como los requerimientos que ustedes marcan se corresponden con mi formación, mis capacidades y ni experiencia, les ruego que tengan en cuenta mi candidatura para cubrir dicho puesto". En este primer párrafo, hay que ser original e informativo. Determinará el tono del resto de la carta.
  • En el segundo párrafo, hay que exponer a la persona a la que se dirige la carta los beneficios que tendrá para la empresa si le seleccionan.
  • En el tercer párrafo, se deben describir las razones por las cuales se desea optar a ese trabajo concreto. Si se ha realizado algo que pueda resaltarse relacionado con las características del puesto al que se desea acceder, es el momento de ponerlo de manifiesto.
  • En el cuarto y último párrafo, además de despedirse, conviene abordar lo más importante en este tipo de cartas: conseguir que quien lo haya leído, llame. Para ello, hay que utilizar un estilo activo, no pasivo. Como escribir frases que lleven a la acción: "Me gustaría tener una entrevista con ustedes", "pueden contactar conmigo en...", "estaría encantado de proporcionarles una mayor información durante la entrevista...", etc. En este párrafo hay que insertar el teléfono, mail y otros datos de contacto.

    No se tienen que utilizar frases como "Gracias por la atención que me presta", "le llamaré la próxima semana" u otras expresiones similares. A pesar de tener un contenido activo, se cometen dos errores fundamentales: suponer que la carta se recibirá y leerá en un tiempo determinado y, mucho más importante, que habrá que enfrentarse a algún tipo de filtro antes de poder hablar con quien se desea. Se está en mejores condiciones de entrevistarse y negociar si llaman desde la empresa.

    Debe finalizarse la carta con el uso de fórmulas habituales de cortesía: "A la espera de su respuesta favorable, le saluda atentamente, ...".

• Si por algún motivo se sabe o cree que es el interesado quien debe llamar, no es conveniente anunciarlo en la carta de acompañamiento. Lo más recomendable es esperar entre siete y diez días tras haber enviado el currículum.
• Hay que evitar el uso de siglas o abreviaturas. No se debe suponer que todo el mundo conoce su significado.
• Conviene escribir los nombres propios enteros, sin cortarlos ni reducirlos. Es preferible escribir "María José Fernández Arteaga" que "Mª José Fdez Arteaga".
• Es recomendable incluir nombre y apellidos, dirección, teléfono o teléfonos de contacto, así como el mail. Esta información se puede recoger al final de la hoja que contiene la carta, en un espacio centrado. Para ello hay que emplear un tamaño de fuente algo inferior a la del resto del texto.
• La carta debe fecharse y firmarse.
• Hay que dirigirla a la persona que tenga el poder de la contratación. Se debe comprobar que tanto su nombre como su puesto están escritos de modo correcto.
• Se debe prestar especial cuidado a la ortografía y la gramática, ya que con ellas se vende la propia imagen.

La carta de continuidad

Continúa con el proceso una vez enviado el currículum y haber (o no) obtenido algún tipo de respuesta. Es una carta que también se utiliza poco en nuestro país, si bien los expertos recomiendan su uso. Su objetivo primordial es mantener el contacto con las empresas a las cuales se ha enviado el currículum vitae.

Hay tres tipos de carta de continuidad:

• La carta de seguimiento: se puede recurrir a ella en diferentes situaciones y permite volver a conectar con la empresa, con una "excusa razonable". Es una buena manera de diferenciarse del resto de los candidatos a lo largo de un proceso de selección de personal.
• La carta de recordatorio: puede emplearse en las situaciones en que no se ha cosechado ningún tipo de respuesta por parte de la empresa. Otra opción es enviarla cuando, pasado un tiempo desde que se envió el currículum, ha habido alguna modificación relevante en el mismo.
• La carta de agradecimiento: es una buena manera de dar continuidad al contacto. Diferencia a quien la envía frente a otras candidaturas.

En un proceso de selección se pueden dar muchas circunstancias que hagan preciso el uso de las cartas de continuidad. Si una vez enviado el currículum la empresa notifica que los datos del interesado se tendrán en cuenta en futuros procesos de selección, se puede enviar una carta de agradecimiento por la atención dispensada.

Cuando no se tiene noticia alguna, es posible enviar una carta de recordatorio donde se haga referencia al currículum que se mandó. Lo habitual es que surja el desánimo al no recibir respuesta, pero conviene intentarlo una vez más, ya que en ocasiones no se debe a desinterés, sino a circunstancias que hacen que el currículum no llegue a tiempo ni a la persona que corresponda.

También se puede enviar una carta recordatorio si cualquiera de los apartados del currículum se modifica. En esta carta, no es preciso volver a presentarse, sino poner en conocimiento el cambio. Se debe adjuntar el documento ya modificado.

El momento idóneo para enviarla coincide una vez pasada una prueba de selección. Cuando la entrevista deja una mala impresión en el solicitante y quiere exponer más argumentos para mejorar sus posibilidades, puede enviarse e intentar conseguir una nueva cita. Lo más razonable es hacerlo en los dos siguientes días a haber hablado con el seleccionador.

Si la entrevista generó buenas impresiones, la carta de seguimiento puede reforzar la buena situación creada. La ventaja es que ya se conoce a la persona encargada de decidir que el proceso continúe. Para lograr los objetivos, conviene aplicar en la carta de seguimiento una serie de técnicas:

• Repasar la conversación y recordar si hay algo que no se dijo y habría que haber expuesto.
• Repasar los comentarios más relevantes del seleccionador a lo largo de la entrevista.
• Establecer los puntos que más interés suscitaron, tanto desde un aspecto positivo como negativo.
• Determinar si es necesario reformular algún argumento por si pudiera no haber quedado claro.
• Emplear el lenguaje que el entrevistador utilizó durante la entrevista. Puede crear un clima de complicidad que resulte muy favorable.

UN EJEMPLO DE CARTA DE ACOMPAÑAMIENTO

Éste es un ejemplo ficticio de carta de acompañamiento que contiene todos los elementos citados. Puede usarse como base para redactar la propia carta, con los cambios correspondientes:

EMPLEASA

Apdo. de Correos 2546

28020 Madrid

Asunto: Solicitud para Departamento de Marketing

Madrid, 12 de mayo de 2011

Estimados señores:

He leído con gran interés el anuncio que su empresa publicó el pasado domingo, día 24 de abril, en el diario "El País", en el que se expone su intención de contratar a jóvenes titulados para el departamento de marketing de su empresa.

Considero que mi candidatura les puede ser útil, ya que reúno tanto el perfil que ustedes buscan como la formación y experiencia que consideran necesarias para el desempeño de las labores y adecuación al puesto.

Por esta razón, les adjunto mi curriculum vitae y mi expediente académico. Del primero me gustaría destacar:

• He realizado prácticas laborales en distintas empresas y distintos puestos de trabajo, tanto en España como en el extranjero, por lo que el mundo de la empresa no me es desconocido.
• Mi experiencia como voluntario de una ONG me ha dado soltura para el trabajo en equipo.
• Estaría encantado de poder desarrollar una carrera profesional en una organización como la suya.
• Desearía que tuvieran en cuenta mi solicitud para mi posible contribución a sus planes, tanto actuales como futuros, y que pudiéramos tratar este tema a través de una entrevista personal.

Espero noticias suyas.

Atentamente:

(Firma)   Fuente

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